QuickBooks的技巧

在QuickBooks中记忆事务

你的会计工作需要大量的重复. 你发送发票. 支付账单. 创建采购订单. 生成工资支票并提交工资税.

有些时候，你只填写一次这些交易表格. 你可能会一次性购买，比如购买一些新的办公家具. 但有时，你会定期向相同的公司或个人付费或收费.

QuickBooks包含了一个用于循环任务的快捷方式，称为 记住了交易. 您可以保存每次都保持不变的细节, 并在每次账单或发票到期时使用该模板, 哪些可以节省大量的时间和提高准确性. 它是这样工作的.

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要记住事务，首先需要为它创建一个模型. 假设你每月有450美元的账单要付给布鲁斯的办公机器公司. 你点击 输入账单 或打开 供应商 菜单并选择 输入账单. 填写空白并从下拉列表中选择创建账单. 然后单击 记住 在窗体顶部的水平工具栏中. 这个窗口就会打开.

卖主的名字将已经填在 记住事务 屏幕. 看看它的正下方. QuickBooks有三种方法可以处理这些问题 记住了交易 当其中一个截止日临近时:

• 添加到我的提醒列表. 如果您单击此选项前面的按钮，当前的交易将显示在您的 提示列表 每次到期的时候. 您可能会对每次处理时都会更改一些的事务请求此请求, 就像公用事业账单总是在同一天交一样, 但是每个月有不同的数量.
• 不要提醒我. 显然，如果你点击这个按钮，QuickBooks不会发出提醒. 这最好用于不定期发生的事务. 也许你有一项铲雪服务，你只在暴风雨时付费. 所以日期总是不一样，但其他一切都是一样的.
• 自动化事务条目. 小心这个. 它为除了发行日期之外相同的交易保留. 它们不需要你的批准——它们只需要创建和分发.

单击右侧字段中的向下箭头 多长时间 并选择正确的间隔. 然后单击日历图标为下一次事件选择日期. 如果您选择了 自动化事务条目，下面灰色的线条 下一个日期 这里没有显示)包含的字段 剩余数量 和 提前几天进入.

QuickBooks是如何知道的?

显然，您需要对需要处理的事务提前发出警告. QuickBooks允许您指定每种类型需要多少天的通知时间. 打开 编辑 菜单并选择 首选项. 点击 提醒 在左侧垂直窗格中，然后 公司的偏好 选项卡. 您可以告诉QuickBooks是否希望在每个类别中看到摘要或列表 提醒. 然后您可以输入您想要的警告天数.

使用记忆的事务

一旦你创造了一些 记住了交易，你肯定需要在某个时候复习它们. QuickBooks可以实现这一点. 打开 列表 菜单并选择 记住事务列表 查看循环账单、发票等的所有模板.都是你定义的. 右键单击你想要使用的一个，出现这个菜单:

你有几个选择. 如果你的列表很长，它填满了多个屏幕，你可以 找到 你想要的交易. 如果创建了多个相关事务，可以将它们保存为 新组. 你也可以 编辑、删除 和 进入记忆的事务.

当你让QuickBooks自己做一些事情的时候, 你必须彻底理解设置过程的机制. 我们很乐意讨论整个话题 记住了交易 或任何其他方面的QuickBooks操作.

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