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记录保存:常见问题 |
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在我的业务中，我需要保存什么样的记录呢?
完整而准确的财务记录对你的商业成功至关重要. 良好的记录提供财务数据，帮助您更有效地操作. 准确和完整的记录使您能够识别所有的业务资产, 负债, 收入, 和费用. 这些信息可以帮助您确定业务运营的强阶段和弱阶段.
此外, 良好的记录对编制本期财务报表至关重要, 如损益表(损益)和现金流预测. 反过来，这些声明对于与你的银行保持良好的关系是至关重要的. 最后，良好的纳税记录可以帮助你避免少缴或多缴税款. 除了, 在国税局的审计中，良好的记录是必不可少的, 如果你希望准确回答问题并让国税局满意的话.
为了确保你的成功, 你的财务记录应该显示你现在产生了多少收入，并预测出你未来有望产生多少收入. 他们应该通知你应收帐款的现金数额. 记录还需要表明你欠了什么商品, 租金, 公用事业公司, 和设备, 以及工资等费用, 工资税, 广告, 设备设施维修, 以及为自己和员工提供的福利计划. 记录会告诉你手头有多少现金，有多少是存货. 它们应该显示你的产品系列, 部门, 或者服务正在盈利, 还有你的毛利和净利润.
基本记录系统
一个基本的记录保存系统需要一个基本的日记账来记录事务, 应收账款记录, 应付账款记录, 工资记录, 零用现金记录, 和库存记录.
会计可以根据您的业务需要开发整个系统，并培训您定期维护这些记录. 这些记录将构成你的财务报表和纳税申报表的基础.
关于将部分或全部业务自动化，我需要知道些什么?
你必须清楚地了解公司的长期和短期目标, 所有替代计算机的优点和缺点, 具体地说, 你想用电脑完成什么. 比较你能开发的最好的手工(非计算机化)系统和你希望得到的计算机系统. 有可能改进你现有的手动系统来实现你的目标. 在任何情况下，如果不首先创建和改进手动系统，就无法实现业务自动化.
由计算机执行的业务应用程序
计算机的多种功能可以解决许多商业问题，从保存交易记录、准备报表和报告到维护客户和潜在客户名单, 创建小册子, 给员工发工资. 一个完整的计算机系统可以组织和存储许多结构相似的信息, 快速准确地执行复杂的数学计算, 快速准确地打印信息, 促进个人之间的沟通, 部门, 和分支, 并通过更大的网络将办公室与许多可用的数据来源联系起来. 计算机还可以简化诸如应收帐款等人工业务操作, 广告, 库存, 工资, 和规划. 通过所有这些操作，计算机提高了效率，减少了错误，并降低了成本.
计算机商业应用
计算机还可以执行更复杂的操作, 例如准备和分析财务报表的财务建模程序，编制统计数据的电子表格和会计程序, 绘制趋势和市场并进行市场分析, 建模, 图, 和形式. 各种文字处理程序产生打字文件并提供文本编辑功能，而桌面出版程序使您能够在计算机上创建高质量的打印材料. 关键路径分析程序将大项目分成小项目, 更容易管理的段或步骤.
我怎样才能确保我选择了正确的电脑系统?
要使你的业务电脑化，你需要为你的业务选择最好的程序, 选择合适的设备, 然后实现与该软件相关的各种应用程序. 除了, 应用软件是由使计算机执行特定功能的程序组成的, 如工资支票的书写, 应收账款, 发布或库存报告，通常与计算机硬件单独购买. QuickBooks就是这类软件的一个很好的例子.
为了确定你的需求，准备一份业务中所有功能的清单. 处理大量信息需要速度和准确性. 这些叫做应用程序.
对于每个应用程序，列出当前生成的所有报告. 你还应该包括任何预先打印的表格，如支票、账单或凭证. 如果这样的表格不存在，那就想清楚你想要什么——手绘版本会有帮助. 对于每个报告，列出生成它的频率, 谁来生成它，需要多少副本. 除了印刷品, 列出你想要显示在计算机屏幕上的信息。.
对于所有您手工保存或希望计算机化的文件列表, 确定如何检索特定条目. 你是用账号还是按名字的字母顺序排列? 您还想使用哪些方法来检索特定的条目? 邮政编码? 产品购买? 事实上, 你写得越详细, 找到与您的业务相匹配的程序的机会就越大.
我怎样才能成功地实施一个新的计算机系统?
在为您的业务实施计算机应用程序时, 问题是不可避免的, 但适当的计划可以帮助你避免一些，减轻另一些的影响. 首先，向每位受影响的员工解释电脑将如何改变他们的职位. 为实现的关键阶段设置目标日期，特别是格式更改的最后日期. 确保新计算机的位置符合系统对温度的要求, 湿度, 和电力. 准备一份应用程序的优先顺序清单，以便从手工转换为计算机系统, 然后火车, 或者让供应商接受培训, 所有使用这个系统的人.
安装后, 应该输入转换列表中的每个应用程序，并与已存在的应用程序并行运行, 相应的手动系统，直到验证新系统工作为止.
系统安全
如果你的系统中有机密信息, 您需要保护措施来防止未经授权的用户偷窃, 修改或销毁数据. 你可以简单地锁定设备，或者你可以安装用户识别和密码软件.
数据安全
防止数据丢失的最好和最便宜的保险是定期备份每个软盘上的信息. 副本应保存在安全的地方，远离业务现场. 也, 拥有和测试灾难恢复计划并识别所有数据是很有用的, 项目, 以及灾后恢复过程中必要任务所需的文件.
最后, 一定要雇用不止一个能操作系统的人, 并确保所有系统都被持续监控.